Berikut ini yang merupakan bahan rapat adalah

Secara
singkat rapat ialah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan
sesuatu masalah. Rapat ialah suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor
dengan para staffnya. Rapat sering dilaksanakan oleh banyak instansi atau
perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) adalah pertemuan antara para
anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau
menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat
sangat membutuhkan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama dalam
hal mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Dalam
hal ini tugas sekretaris dalam rapat mencakup hal-hal sebagai berikut:

1)     
Persiapan

2)     
Menyusun
acara

3)     
Menyusun
teks pidato pimpinan

4)     
Membuat
notula rapat

5)     
Mmbuat
laporan hasil rapat.

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus dilakukan
dalam kaitannya dengan persiapan penyelenggaraan rapat, antara lain yaitu:

1.     
Membuat
Surat Undangan Rapat

Undangan
dibuat jauh-jauh hari sebelum rapat akan dimulai. Undangan rapat yang lengkap
berisi:

a)     
Hari,
tanggal, dan jam

b)     
Tempat
rapat

c)     
Acara
rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat.

2.     
Persiapan
Ruangan Rapat

Salah
satu hal yang sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan rapat adalah pengaturan
tata ruang rapat yang baik. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah
peserta dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat akan menjadi perhatian
sekretaris dalam rangka persiapan rapat.

3.     
Alat-Alat
Tulis

Dalam
rapat yang cukup besar perlengkapan alat tulis sangatlah penting. Alat tulis
yang diperlukan pada saat rapat diantaranya yaitu:

a)     
Map
beserta isinya yakni kertas HVS, jadwal rapat, dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapat dan lain-
lain.

b)     
Pensil,
ballpoint, penghapus dan lain sebagainya.

c)     
Komputer
atau laptop.

4.     
Perlengkapan
Rapat

Selain
itu sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, dan
whiteboard, alat-alat tersebut sangat membantu dalam keberhasilan rapat. Agar
rapat bisa berjalan lancar, pastikan peralatan-peralatan tersebut telah siap
digunakan sebelum rapat berlangsung.

5.     
Akomodasi

Untuk
penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi, yaitu
antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat.

6.     
Konsumsi
(Snack)

Hidangan
makanan dan minuman (kopi, air putih) pada saat peserta datang akan menimbulkan
kesan penyambutan yang baik terhadap peserta rapat. Pelayanan dan penyajian
minuman dan makanan ada baiknya:

a)     
Memperhatikan
kebersihan.

b)     
Tidak
mengganggu jalannya rapat.

7.     
Kesehatan

Penyelenggaraan
rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan, hal ini untuk
mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat adanya peserta yang sakit. Maka
selain itu faktor kesehatan peserta rapat juga perlu diperhatikan.

Supaya lebih
jelas, dibawah ini merupakan bagan persiapan penyelenggaraan rapat:

Notula
ialah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah rapat. Dalam
pembuatan notula rapat, yang harus diperhatikan diantaranya yaitu:

1)     
Mengetahui
tema dan tujuan rapat

2)     
Pandai
dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif

3)     
Berkonsentrasi
pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan hal-hal yang
penting

4)     
Pandai
mengolah pendapat menjadi kesimpulan.

Catatan
rapat yang dibuat selama rapat berlangsung harus segera disusun dengan rapi
atau diketik. Lalu segera meminta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu
notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak serta mendistribusikan
kepada para peserta rapat.

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v   Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

v   What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

v   Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

v Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

v   When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

v   How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A.                Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B.                 Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C.                Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.        Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.         Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D.                Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.                 Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a.                   Agenda rapat.

b.                  Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.                  Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.                 Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.             Block note denagn bolpointnya.

7.             Name tag untuk peserta.

8.             Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G.                Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.                  Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.                  Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.                  Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.             Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b.             Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :

c.              Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.             Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H.                Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.                   Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J.                  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1.                       Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2.                       Disajikan selama rapat berlangsung.

3.                       Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4.                       Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K.                Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L.                 Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.                  Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.                  Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3.                  Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.                  Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.                  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.                  Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?


Page 2

Beranda
Dagangan kaos dari Blitar

Leave a Comment