Laporan mengenai biaya yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan bisnis pimpinan disebut

      Pengertian
Perjalanan Dinas

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas
diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang
dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan
tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.
Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan
kepentingan lembaga perusahaan yang bersangkutan.

Setelah pimpinan memberitahu
keberangkatan, maka sekretaris harus memperhatikan beberapa hal :

1.      Tujuan
perjalanan

2.      Tanggal
keberangkatan dan kembalinya

3.      Tanggal,
waktu, dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan pokok
perjalanan dinas

4.      Penginapan
yang dikehendaki

5.      Angkutan
apa yang deperlukan setiap kunjungan, di kota tujuan (akomodasi)

    Macam-macam
perjalanan dinas

1.      Ditinjau
dari wilayah tujuan :

a)      Perjalanan
dinas dalam negeri

Contohnya :
antar kota, antar daerah, dan antar provinsi

b)     
Perjalanan dinas luar
negeri

Contohnya :
antar Negara

2.      Ditinjau
dari transportasi :

a)      Perjalanan
dinas lewat darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa
dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api.
Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak
perusahaan dan tempat tujuan yang dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa
biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan
relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.

b)      Perjalanan
dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dilakukan
dengan menggunakan kapal apabila tersedia waktu yang panjang dan tidak
mendesak.

c)      Perjalanan
dinas lewat udara

Perjalanan dinas lewat udara dengan
menggunakan fasilitas pesawat hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat
efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang
diperlukan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara. Bila
pimpinan memiliki waktu yang longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu
urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas
perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena
lebih ekonomis.

   Tata
cara pelaksanaan perjalanan dinas

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus
dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan
dinas, yaitu : melalui In House Travelling Department (divisi
perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan), atau Administrasi Kantor
/ sekretaris. Berikut penjelasannya :

1)     
In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

In
House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus
menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai
dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap,
serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi
perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi
kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku
referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal
perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan
pimpinan.

Agar
proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau,
administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan
untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara
kegiatan pimpinan.

2)     
Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat
ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat
dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat
pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang
diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang
dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu
kegiatan dalam perjalanan dinas.

3)     
Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila
pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan
perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera
mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas
pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor,
visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan
perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi
kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta
petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan
perjalanan dinas.

 
Persiapan
perjalanan dinas

Agar
perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan,
administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan
ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila
administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan,
administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :

1.       Persiapan
Rencana Perjalanan Dinas

Dalam merencanakan perjalanan
dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan informasi
perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan
perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan
tersebut, antara lain :

1)      
Siapa yang bertanggung
jawab dalam perjalann dinas

2)       
Tujuan utama perjalanan
dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut :

a)    
Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek.
Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal
yang perlu disiapkan adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi
pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta Company Profile.

b)      Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan
maksud mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang
perlu disiapkan adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk
kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntunga (profit sharing).

c)    
Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal
yang perlu disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat
yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

d)   
Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang
Saham (RUPS).
Pimpinan harus memahami
hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat yang sudah
diterima oleh para pemegang saham.

e)    
Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
Hal yang perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta
notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai
pimpinan cabang.

f)     
Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.

g)    
Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke
daerah-daerah maupun ke negara lain
.
Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan
sasaran atas kunjungan tersebut.

3)      Waktu
atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan,
kedatangan, dan persinggahan.

4)   
Prosedur tentang
transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan
menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

5)   
Jumlah uang perjalanan
yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

6)      Cara
pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi
yang haris diketahui oleh administrasi kantor / sekretaris tentang tiket, yaitu
:

a)      Pembelian tiket

Jika
perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor / sekretaris,
pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan
maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro
perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee)
untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya
dilakukan melalui kartu kredit.

b)      Reconfirmation

Reconfirmation
(konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang
tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai
penerbangan) tersebut.

c)      Shuttle flights

Shuttle
flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya
dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket
dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu
kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta –
Batam.

d)    
Perubahan pemesanan

Apabila rencana
perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka
administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk
menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

e)     
Open return

Open return, yaitu
tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti
kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu
beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines
melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu
keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat,
kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.

f)      
Redeeming tickets

Redeeming tickets,
yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali
uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

7)     
Customs
regulations (peraturan kepabeanan)

Sebelum bepergian ke
luar negeri, administrasi kantor / sekretaris harus mencari tahu tentang
peraturan kepabeanan / bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan,
seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh
masuk kabin.

8)     
Baggage
(bagasi),

yaitu ketentuan
tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak
boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai
penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang
tidak dikenai biaya, antara lain :

     
Economy
class (kelas ekonomi) : 20 kg

     
Bussiness
class (kelas bisnis) : 30 kg

     
 First class (kelas satu) : 40 kg

Jika barang yang dibawa melebihi
dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan
masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.

9)     
Cara
memperoleh penggantian ongkos perjalanan

10)   Dokumen/materi apa saja yang perlu di
persiapkan.

Agar rencana untuk perjalanan
dinas mudah dikontrol, maka administrasi kantor/sekretaris harus membuat
pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan yang disebut travel checklist.

2.1.5.      Persiapan
Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen
perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat
memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen
perjalanan dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a.   
Dokumen Internal

Dokumen yang diterbitkan oleh
perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

1.     
Surat
tugas

Surat yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada
seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari
empat bagian, yaitu sebagai berikut : 

A.   
Bagian
kepala surat

B.    
Pembuka
surat

C.    
Bagian
isi surat

D.   
Bagian
penutup surat

2.     
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat
yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi
kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan
perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah
Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :

1)   
SPPD Rutin, yaitu SPPD
yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh
pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin
diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.

2)   
SPPD Proyek, yaitu SPPD
yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh
pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah
Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah, namun beberapa lembaga
swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.

b.        
Dokumen
eksternal

Dokumen yang
dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis
dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan
tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta
jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

1)     
Paspor (Passport)

Identitas
warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat
berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat
dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk
Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti
paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.

Paspor
yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar
Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan
diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Ø 
Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat
paspor.

Dokumen
yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :

v  Kartu Tanda Penduduk (KTP)

v  Kartu Keluarga (KK)

v  Ijazah pendidikan terakhir

v  Surat Keterangan (SK)
pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)

v  Akta kelahiran

v  Surat tugas dari instansi terkait

Ø  Paspor
berisi data, antara lain :

v  Nomor paspor

v  Nama pemegang

v  Jenis kelamin

v  Kewarganegaraan

v  Tempat dan tanggal lahir

v  Tanggal dikeluarkannya paspor

v  Tanggal masa berlaku paspor

v  Kantor yang mengeluarkan paspor

v  Foto diri pemegang paspor

v  Alamat

v  Lembar untuk exit permit atau
visa

Ø Cara mendapatkan paspor

Mengajukan
permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di
atas ke kantor imigrasi setempat. Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari
atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk
pemotretan dan tanda tangan berkas.

Ø Macam-macam paspor

v Paspor
Biasa (normal passport)

Paspor
yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum.
Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

v Paspor
Dinas

Paspor
yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai / pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan
paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah.
Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.

v  Paspor
Diplomatik

Paspor
yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat
diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor
diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.

v  Paspor
Haji

Paspor
yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan
menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa
berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor haji di
tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor
haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor
biasa.

v  Paspor
Khusus

Paspor
khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan
diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk
pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

v  Dokumen
yang setara dengan paspor.

Selain
paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara
dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

·          
Sea Man Book

Dokumen
yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari
perusahaan pelayaran.

·          
Certificate Of Identity

Dokumen
yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)

2)   
Visa

Surat izin tinggal di suatu negara
untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor
perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).

Visa berupa keterangan tertulis di
atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman paspor.
Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin
tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang
hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya
berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk
beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati
bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay.

a.  
Macam-macam visa

v  Transit
visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit)
di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian
melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

v  Tourist
visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.

v  Bussiness
visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.

v  Diplomatic
visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan
pergaulan diplomatik internasional.

v  Official
visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam
hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.

v  Immigrant
visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang
mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.

b.  Syarat-syarat untuk mendapatkan visa

v  Menunjukkan
paspor yang masih berlaku

v  Mempunyai
tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau
dicap di paspor (exit permit)

v  Sudah
mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di
kunjungi.

v  Membawa
persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.

v  Memiliki
surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat
tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar
negeri.

v  Memiliki
application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan
oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.

v  Menyerahkan
pas foto berwarna.

3)     
Surat Keterangan Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang
harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke
luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak
yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib
pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh
pemerintah.

4)     
Exit Permit

Exit permit, yaitu bukti dari
imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang
bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di
stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.

5)     
Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow
card

Surat keterangan imunisasi untuk
vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berupa tergantung
epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di
ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.

6)     
Tiket Transportasi

Pertimbangan dalam
memilih alat transportasi, antara lain :

v  Apabila tempat yang dituju dekat
atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya
tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti
bus, atau kereta api.

v  Apabila perjalanan darat lebih
dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat terbang.

Hal-hal
yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai
berikut :

v 
Jurusan
dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

v  Kelas penerbangan

v  Status penerbangan, apakah sudah
ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting list)

v  Pengaturan tempat duduk (seating
arrangement) apakah :

·        
Window
seat (tempat duduk dekat jendela)

·        
Middle
seat (tempat duduk di tengah)

·        
Front
row (tempat duduk di baris depan)

v  Status tiket

·        
Full fares/
endorsable

Tiket pesawat yang tarifnya
paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat mengganti
pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.

·        
Nonendorsable

Tarifnya lebih
murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi
tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai
penerbangan) lain.

7)       Voucher
Penginapan

Sebelum
pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi
kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui
biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel,
nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

3.      Untuk
kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan,
diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang.
Berikut penjelasannya :

a. Persiapan
transportasi

·        
Perjalanan dinas
menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

v  Perjalanan dinas menggunakan mobil

Hal-hal
yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :

ü  Surat-surat,
seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.

ü  Membawa
peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.

ü  Memeriksa
kondisi mobil sampai layak jalan.

ü  Menyiapkan
rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

ü  Memeriksa
kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

ü  Menyerahkan
semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

v  Perjalanan dinas menggunakan kereta api

Hal-hal
yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara
lain :

ü  Usahakan
mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.

ü  Dapatkan
konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di
stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.

ü  Menyiapkan
rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

ü  Memeriksa
kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

ü  Menyerahkan
semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

·        
Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan
kapal laut, antara lain :

ü  Dapatkan tiket kapal
laut sebelum jadwal keberangkatan.

ü  Konfirmasi kepada
petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.

ü  Periksa kembali masa
berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).

ü  Dapatkan mata uang
asing dan travelers cheque.

ü  Memeriksa kembali
kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

ü  Menyerahkan semua
dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

ü  Usahakan ada
penjemputan di pelabuhan tujuan.

ü  Menyiapkan rencana
perjalanan.

·        
Perjalanan dinas
menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)

Hal-hal
yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang,
antara lain :

ü  Dapatkan
tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

ü  Periksa
kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).

ü  Dapatkan
mata uang asing dan travelers cheque.

ü  Pastikan
semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.

ü  Memeriksa
kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

ü  Menyerahkan
semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

ü  Usahakan
ada penjemputan di bandara tujuan.

ü  Menyiapkan
rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun
perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai berikut :

ü  Efisiensi
dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

ü  Transportasi
untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi
pertemuan bisnis (bila diperlukan).

ü  Menentukan
jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau
pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun
memakai jasa maskapai penerbangan.

ü  Faktor
lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam
menentukan jenis kendaraan.

ü  Dalam
menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang
nama dan alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan
jadwal perjalanan kereta api.

b.     
Persiapan akomodasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai
berikut :

v 
Pemesanan
kamar hotel

Pemesanan kamar hotel
dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan
langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.

v 
Check
In

Dilakukan pada saat
pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office
(resepsionis).

v 
Check
Out

Pada umumnya hotel
menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir
menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian
yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan
oleh tamu yang belum dibayar.

v 
Cara
pembayaran

Biasanya pembayaran
ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan pada
saat check
out.

Agar dapat menyusun
perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut, yaitu:

v 
Lokasi/tempat
tujuan perjalanan dinas.

v 
Lamanya
perjalanan dinas.

v 
Jenis
acara perjalanan dinas

Jenis-jenis
akomodasi

·        
Hotel

Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan
sebagain atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan
dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil.

Jenis-jenis
hotel menurut letak bangunannya :

Ø  Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata.

Ø  City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para
tamunya sebagian besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.

Ø  Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk
memudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan pesawat terbang.

Ø  Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu
dapat menikmati suasana di pedesaan.

Ø  Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota
satelit, dimana para tamu melakukan kegiatan rapat.

Jenis-jenis
hotel menurut lama waktu tamu menginap:

Ø  Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.

Ø  Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal

Ø  Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
sementara.

Ø  Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :

Ø  American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk
tiga kali makan.

Ø  European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk
biaya makan.

Ø  Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar
termasuk biaya dua kali makan.

Ø  Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah
termasuk makan pagi secara continental.

Ø  Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk
makan pagi secara american.

Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :

Ø  Single bedroom : kamar hotel
dengan satu tempat tidur untuk satu orang.

Ø  Double bedroom : kamar hotel
dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.

Ø  Twin bedroom : kamar hotel dengan
dua tempat tidur untuk dua orang.

Ø  Family bedroom : kamar hotel
dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan.

Ø  Triple bedroom : kamar hotel
dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga
single beds.

Ø  Solo used : satu kamar double
room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.

Ø  Extra used : satu tempat tidur
yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar hotel.

Ø  Baby cot : tempat tidur mungil
khusus disediakan untuk bayi.

Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :

Ø  Standard room, yaitu kamar hotel
dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat dalam satu ruangan.

Ø  Suite room, yaitu kamar hotel
yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.

Ø  Presidential suite room, yaitu
kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang tamu, dan dilengkapi
dengan meja makan serta dapur kecil.

Jenis hotel menurut jumlah kamar :

Ø  Small Hotel : Hotel yang dibangun
di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan jumlah kamar maksimal 25 kamar.

Ø  Medium Hotel : Hotel yang
dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang, dengan jumlah kamar sekitar 29-299
kamar.

Ø  Large Hotel : Hotel yang dibangun
di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan jumlah kamar minimun 300 kamar.

·        
Motel, yaitu
penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di
dekat kamar dan biasanya tertutup

·        
Hostel, yaitu
bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal
dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.

·        
Losmen, yaitu
rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat fasilitas
makan.

·        
Mansion, yaitu
rumah besar yang disewakan.

·        
Mess, yaitu
penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya
sewa yang relatif murah.

·        
Bungalow, yaitu
penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di
daerah wisata.

4.     
Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)

Daftar
perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan
selama perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan
janji temu/pertemuan.

Adminisrasi
kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap 4,
lembar pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil
pimpinan, lembar ketiga untuk manajer atau staf yang dituju oleh pimpinan, dan
lembar keempat untuk sekretaris yang disimpan dalam arsip perusahaan.

a.      
Membuat daftar perjalanan dinas.

Daftar perjalanan
dinas memuat hal-hal berikut :

Ø Waktu keberangkatan : hari,
tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

Ø Tempat tujuan perjalanan dinas,
nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

Ø Jangka waktu perjalanan dinas :
jumlah hari/minggu/bulan.

Ø Jenis transportasi yang dipakai :

ü  Transportasi darat, laut, atau
udara

ü  Kendaraan dinas/kantor

ü  Kendaraan pribadi

ü  Kendaraan sewa/rental

ü  Kereta api

Ø  Tujuan perjalanan dinas :

ü  Rapat kerja

ü  Mengikuti tender proyek

ü  Kerja sama usaha dengan mitra
bisnis

ü  Pembukaan cabang perusahaan yang
baru

ü  Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

ü  Seminar

ü  Lokakarya

Ø  Kapan selesai/tiba kembali :

ü  Pukul berapa

ü  Hari apa

ü  Tanggal berapa

ü  Bulan berapa

ü  Tahun berapa

ü  Jenis transportasi yang dipakai
apa

ü  Datang/tiba dimana :
stasiun/bandara/terminal mana

b.       Kegunaan daftar perjalanan dinas :

Ø  Untuk pimpinan sebagai pedoman
dalam melakukan perjalanan dinas.

Ø  Untuk wakil pimpinan sebagai
petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

Ø  Untuk sekretaris sebagai pedoman
dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpinan tidak ada di tempat.

5.     
Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Membuat
rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah
dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan
dinas pimpinan.

a.       Jenis-jenis
pembiayaan perjalanan dinas pimpinan

Ø  Biaya dokumen perjalanan.
Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit
permit, dan biaya health certificate.

Ø  Biaya trasportasi, meliputi biaya
transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan
dinas.

Ø  Biaya akomodasi.

Ø  Biaya acara / kontribusi
penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan biaya pelatihan.

Ø  Biaya meal entertainment, yaitu
biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

Ø  Biaya konsumsi

Ø  Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya
pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

b.      Macam-macam
alat pembayaran

Ø  Uang tunai

Sesuatu yang diterima secara umum
sebagai alat tukar dan alat bayar.

Ø  Travelers Funds (uang dalam
bentuk lain)

Uang
dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama
melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank dan
biasanya memiliki wujud sebagai berikut :

·        
Travelers
Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan
jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan
ditandatangani pada saat pembelian.

·        
Letter
of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana
dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk pembayaran
bisnis dalam jumlah besar.

·        
Credit
card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank
penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat
digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

          2.2.      
Laporan perjalanan dinas

Apabila
semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang
harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian
perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas.

Ada
dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan
tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.

2.2.1.   
Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah
pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi
kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa
saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan
dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti beraa lama perjalanan
dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.

2.2.2. Laporan
Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah
acara perjsslsnsn dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk
seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang
telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.

Langkah-langkah
yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun laporan
keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.

Ø  Mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti
pengeluaran uang.

Ø  Mengelopmpokkan bukti pengeluaran
tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya
transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu
mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran
lainnya.

Ø  Menjumlah secara keseluruhan pos
pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah
dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan. 

Sumber :http://feryanprayoga.blogspot.co.id/ 
Perbedaan Paspor dengan Visa :
Apabila paspor berbentuk buku dan yang mengeluarkan paspor adalah negara tempat seseorang yang akan melakukan perjalanan dinas itu tinggal. Sedangkan Visa itu berbentuk lembaran dengan stempel atau cap dan yang mengeluarkan adalah  negara tempat seseorang yang akan mlakukan perjalanan dinas itu akan dikunjungi

Sekian dan terima kasih 


Page 2

Tentang Saya
Beranda
Korespondensi
Mail Handling Penanganan Surat
Keuangan
Rapat
Foto
bahasa
laporan KI
SIM
Perjalanan Dinas

Leave a Comment